Система управления проектами

Здравствуйте, уважаемый читатель блога, автор данной статьи Сергей Рудаков, постоянные читатели блога с ним уже знакомы по статье «Новая работа, новые знакомства». Сергей специалист по планированию бизнеса и свой опыт хочет внедрить в строительстве крупных объектов.

Данная статья является его коммерческим предложением для крупных строительных компаний, если вы заинтересованы в организации системы управления проектами, то пишите мне через форму обратной связи, ваши предложения  я ему передам.

Система управления проектами  (СУП)

Одной из ключевых проблем сегодняшнего дня для большинства строительных компаний является отсутствие организационно-технических стандартов и правил производства работ.

Руководство работами по принципу «решения проблем по мере их поступления» всегда приводит к различного рода упущениям, связанным со слабой координацией различного рода задач, отсутствием общего видения на конечный результат в целом.

В конечном итоге корректировки по упущениям требуют дополнительных ресурсов (финансовых, трудовых, материальных) и времени на устранение несоответствий.

Компании, стремящиеся к развертыванию в своей деятельности принципов  и методов системы управления проектами  (СУП) сталкиваются с тремя ключевыми проблемами:

1. Слабая подготовка узких специалистов, которые должны играть ключевые роли в планировании и контроллинге своих предметных областей.
2. Необходимость в создании координационного центра, функциями которого будут задачи по систематизации и консолидации планов проектов, методологическому и методическому сопровождению, поддержке средств обеспечения.
3. Дороговизна профессиональных программно-технических средств поддержки СУП.

Для выхода из сложившейся ситуации в условиях ограниченности свободных финансовых ресурсов необходимо поэтапно развести организационные и технические задачи по созданию СУП.

ПРЕДЛАГАЮ:

1 ЭТАП. Повышение уровня компетенций ключевых специалистов. Главная цель этапа состоит в достижении единого понимания вопросов краткосрочного и среднесрочного планирования работ, процедур контроля и отчетности. Этап реализуется с использованием бесплатного настольного программного обеспечения, аналога Microsoft Project.

2 ЭТАП. Консолидация наработанных на первом этапе локальных планов в единую структуру управления, административный запуск процедур общего процесса управления изменениями и контроля исполнения. Этап также реализуется средствами бесплатного серверного программного обеспечения с многопользовательским доступом и администрированием. Главная цель этапа в формировании корпоративных традиций и стандартов управления проектами.

3 ЭТАП. Подбор профессионального программного обеспечения. Этап реализуется по следующей схеме:

• Комплексная оценка управленческих потребностей с функционалом программного обеспечения. Выбор вариантов.
• Оценка заявленного в описаниях функционала ПО с действительным на базе пробной версии, запрошенной у разработчиков.
• Приобретение и развертывание ПО. Корректировка стандартов (при необходимости).

Возможен вариант завершения работ вторым этапом. Большинство программного обеспечения со свободной лицензией распространяется с исходным кодом, который можно модифицировать под свои потребности и вполне легально работать. В этом случае третьим этапом  будут задачи по доработке бесплатного программного обеспечения.

Для повышения конкурентоспособности компании и после успешного завершения вышеописанных этапов возможен выход на заключительный этап, суть которого заключается в прохождении аудита кампании на уровень зрелости проектной организации с получением соответствующего сертификата.

Технические предложения к развертыванию СУП

1. Настольное бесплатное решение OpenProj

Фирма Serena Software предлагает бесплатный продукт, предназначенный для персонального использования и являющейся аналогом однопользовательского MS Project Standard.

Написан OpenProj на Java и может быть запущен на любой платформе, для которой есть JRE (Java Runtime Environment). Разработчики предлагают установочные пакеты для Windows, Linux (есть и rpm, и deb) и Mac. Системные требования разработчиками не заявлены, но опыт показывает, что для запуска достаточно минимальных требований, предъявляемых к ОС. Интерфейс OpenProj локализован и внешне напоминает MS Project, хотя дизайн выглядит несколько устаревшим.

Зато возможности достаточно большие. В OpenProj доступны диаграммы Ганта, гексаграммы и таблицы, отображающие ресурсы, задействованные в проекте, свободные ресурсы, сетевые графики, диаграммы освоенных объемов работ и использованных ресурсов, задач-предшественников и задач-последователей, также фактических затрат. Доступен ряд отчетов – по проекту, ресурсам, задачам и исполнителям.

Немаловажно, что OpenProj поддерживает импорт файлов Microsoft Project вплоть до 2007 и других продуктов, в которых возможно сохранение проектов в .mpp, .xml и .mpx, в том числе и Gnome Planner. Экспорт возможен в XML, совместимый с MS Project 2003, и собственный формат (.pod). Экспорт в формат PDF реализован только в коммерческом POD.

Для организации групповой работы возможны варианты:

• Своими силами разработать сервер приложения.
• Организовать в корпоративной сети, либо интернет файл-сервер для удаленной работы с графиками. Возможна организация использования имеющихся бесплатных ресурсов типа «Яндекс диск» и т.п.

2. Клиент-серверная система управления портфелями проектов OnePoint Project.

В настоящее время имеется линейка бесплатных и коммерческих версий Onepoint Project. Бесплатный вариант системы, разработанной в Австрии, успешно прижился в России. Система имеет GNU лицензию, переведена на русский язык и использует для развертывания только бесплатные компоненты - MySQL, Apache TomCat, различные виды Linux. Доступность исходного кода системы делает её применимой для развития и модернизации под собственные нужды.

Система представляет собой программное обеспечение для работы в сети (локальной или в Internet) и служит для планирования работ по проекту, управления работами и фиксации трудозатрат. Кроме этого, имеются версии "Basic" и "Open", ориентированые на использование в условиях отсутствия сети для работы в однопользовательском режиме.

Система использует метод расчета объема освоенных ресурсов для отслеживания выполнения задач. Это означает, что процент исполнение каждой задачи рассчитывается автоматически на основе внесенных табельных данных.

Например, если на задачу длительностью 5 рабочих дней назначено 2 работника, то её полная трудоемкость составит 80 рабочих часов. Если первый работник укажет в табеле, что отработал один рабочий день (8 часов, т.е. 1/5 своей трудоемкости), то процент выполнения задачи составит 10%, иными словами - 1/10 всех ресурсов по данной задаче уже израсходовано. Данный способ позволяет сравнительно объективно оценивать степень выполнения работ.

Основные функции:

• Работа в сети Интернет либо локальной сети
• Построение и редактирование диаграммы Ганта
• Развитые средства управления правами доступа
• Оценка загрузки ресурсов (отображение прогноза загрузки)
• Сохранение и сравнение версий планов-графиков
• Табельный учет для фиксации затрат трудоемкости
• Поддержка национальных календарей

Разработчик рекомендует систему для малых и средних организаций, ведущих распределенную работу над проектами, но не имеющих бюджета для освоения промышленных систем управления проектами, например таких как Primavera или Microsoft Project.

3. Клиент-серверная система уровня оперативного управления изменениями REDMINE.

Использование программного обеспечения со свободной лицензией – «REDMINE» обеспечивает результативность процесса управления проектами сосредатачиваясь на процессе «координации и контроля исполнения оперативных мероприятий». Программное обеспечение, ориентированное на оперативное управление задачами проектной деятельности, имеет клиент-серверную архитектуру, позволяющую организовать эффективную групповую работу исполнителей.

Данный продукт предоставляет следующие возможности:

• ведение нескольких проектов;
• гибкая система доступа, основанная на ролях;
• система отслеживания ошибок;
• диаграммы Ганта и календарь;
• ведение новостей проекта, документов и управление файлами;
• оповещение об изменениях с помощью RSS-потоков и электронной почты;
• вики для каждого проекта;
• форумы для каждого проекта;
• учёт временных затрат;
• настраиваемые произвольные поля для инцидентов, временных затрат, проектов и пользователей;
• лёгкая интеграция с репозиториями (SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs);
• создание записей об ошибках на основе полученных писем;
• поддержка множественной аутентификации LDAP;
• возможность самостоятельной регистрации новых пользователей;
• многоязыковой интерфейс (в том числе русский);
• поддержка СУБД MySQL, PostgreSQL, SQLite, Oracle

Функциональность системы хорошо ложится на процессы создания и поддержки программного обеспечения, но возможно ее использование и в других областях инжиниринговой деятельности. На рисунках далее отражено использование ПО при разработке кузова новых автомобилей ВАЗ.

Система управления проектами который год активно развивается силами энтузиастов всего мира. В сети имеется масса наработок в виде дополнительно устанавливаемых модулей с той или иной функциональностью, расширяющих возможности системы (например, интеграция с Microsoft Project). Кроме этого, всегда возможна самостоятельная модификация кода в плане расширения функционала системы, интеграции с другим ПО, устранения/ корректировки модулей имеющегося функционала и т.п.

Автор: Сергей Рудаков